Cumula - Innoveer uw klantcontact en communicatie-infrastructuur
Kosten besparen met slimme videocommunicatie

Veel bedrijven onderzoeken momenteel de mogelijkheden om kosten te besparen door videocommunicatie te gaan gebruiken. Wie de mogelijke besparingen op reistijd en reis- en verblijfkosten op een rijtje zet, vermoedt al snel dat de businesscase haalbaar moet zijn. Daarnaast vereist Het Nieuwe Werken, dat veel organisaties hebben ingevoerd, meer mogelijkheden om op afstand met elkaar te werken en te overleggen. De vervolgstap op weg naar video is ingewikkelder, want welke vorm van videocommunicatie is geschikt voor uw organisatie? Wie slim is, kiest voor een passende oplossing voor videocommunicatie die niet onnodig veel kost.

Er zijn vele vormen van videocommunicatie, van elementair tot zeer geavanceerd. De meest elementaire vorm is videocommunicatie waarbij tenminste één videostream wordt gebruikt, al dan niet met tweeweg audio. Een voorbeeld hiervan is een Webinar. Desktop videocommunicatiesystemen gaan al een stap verder. Zij bieden video op de werkplek van de gebruikers. De desktop wordt daarvoor uitgerust met microfoon, speakers en camera. In organisaties waar veel op afstand wordt gewerkt, tonen deze systemen al snel hun belangrijke toegevoegde waarde. Omdat ze relatief goedkoop zijn, is de businesscase al snel rond voor deze investering. Veel Unified Communications oplossingen hebben eveneens een component videocommunicatie ingebouwd en ook deze zijn vaak alleen georiënteerd op de werkplek.

Tussenvorm

Voordat we overstappen naar de meer geavanceerde videoconferencing oplossingen, bespreken we eerst nog een tussenvorm. In sommige organisaties worden vergaderzalen uitgerust met een groot HD scherm, een webcam, speakers en een microfoon die via een USB-kabel eenvoudig kunnen worden aangesloten op de laptop van een gebruiker. Met de desktopvideo applicatie op de laptop kan dan een presentatie worden gegeven, inclusief Powerpoint voor gebruikers in andere vergaderzalen. Deze oplossing is eenvoudiger, maar ook flexibeler en veel goedkoper dan een vaste videoconferencing oplossing.

Videoconferencing

Met videoconferencing wordt bedoeld dat ten minste tweeweg video en audio wordt gebruikt om met elkaar te communiceren. Zender en ontvanger kunnen elkaar zien en horen. Bij videoconferencing wordt vaak gebruik gemaakt van desktop-sharing om informatie tijdens een vergadering te delen, bijvoorbeeld een Excel sheet of een Powerpoint presentatie. Geïntegreerde videocommunicatiesystemen zijn ontworpen voor videoconferencing met meerdere deelnemers op verschillende locaties, zoals vergaderzalen en conferentieruimtes. Deze systemen zijn ingebouwd in de vergaderruimte en zijn niet verplaatsbaar. Vaak worden deze systemen voor meer zaken gebruikt dan alleen video-vergaderen, bijvoorbeeld voor presentaties en instructievideo’s voor grotere groepen mensen, waarbij gebruik kan worden gemaakt van een projector en een whiteboard.

Meer flexibele oplossingen

De videoconferencing oplossingen zijn vaak in een vaste opstelling in een speciaal daarvoor gereserveerde vergaderzaal te vinden, maar er zijn ook oplossingen die flexibeler zijn, de zogenaamde Set-top systemen. Vaak zijn deze op een verrijdbare kar geplaatst, zodat het systeem van ruimte naar ruimte kan worden verhuisd. Dit betreft vaak een alles-in-één oplossing waarbij microfoon, camera, speakers en ander hardware worden gekoppeld aan een monitor of scherm naar keuze. Vaak wordt deze oplossing gekozen voor gebruik in kleine ruimtes met kleine groepen mensen.

Telepresence

De meest geavanceerde vorm van videoconferencing heet Telepresence. Buiten audio en video komt hier ook de component ‘omgeving’ bij kijken. Vooral de toegevoegde waarde van ruimte, akoestiek en beleving zorgt ervoor dat we spreken over Telepresence. Telepresence geeft het gevoel dat de anderen werkelijk bij je aanwezig zijn. De beleving van het video-vergaderen benadert hier de beleving van het samenzijn in dezelfde ruimte. In de regel bestaat een telepresence oplossing uit meerdere hele grote High Definition schermen, gebruikt deze oplossing een High Definition codec voor de transmissie van beeld en een High Fidelity codec, speakers en microfoon voor de geluidstransmissie. Naast de high tech aspecten geldt voor Telepresence ook de omgeving als kritische factor. Aan de omgeving en de akoestiek worden hoge eisen gesteld. Telepresence ruimtes in verschillende gebouwen van een organisatie zijn vaak volledig identiek ingericht met dezelfde vergadertafels, stoelen en schermen en met hetzelfde kleurgebruik op muren, plafonds en vloeren. Telepresence is kostbaar en vereist veel bandbreedte op het netwerk.  

“Door de groei van smartphones, tablets en 4G wordt de rol van mobiele videocommunicatie belangrijker.”

Video met klanten

Behalve over bovenstaande varianten van video binnen je eigen organisatie is het ook belangrijk om erover na te denken of je videocommunicatie wilt toepassen voor communicatie met klanten of met andere organisaties. Ook daarvoor zijn steeds meer mogelijkheden. Beveiliging is in dat geval een belangrijk aandachtspunt.
Ten slotte moet worden nagedacht over mobiele videocommunicatie. Met de opkomst van smartphones en tablets en met 4G dat op steeds meer plaatsen beschikbaar komt, wordt de rol van mobiele videocommunicatie belangrijker. Helaas is er nog geen breed in de markt geaccepteerde standaard voor mobiele devices. Hierdoor is een wildgroei aan software en applicaties ontstaan. Voordeel hiervan is wel dat het ontsluiten van mobiele devices eenvoudig te realiseren is.

Voor het kiezen van de juiste video oplossing is kennis nodig van de beschikbare systemen en technologieën en de vele oplossingsrichtingen die er zijn. Ook kennis van netwerken en netwerkbeveiliging is van groot belang. Maar om te beginnen is een goede analyse van wat passend is voor uw organisatie als eerste stap essentieel om de goede richting op te gaan met videocommunicatie.

Lees meer over de toepassing van video in klantcontact.