Cumula - Innoveer uw klantcontact en communicatie-infrastructuur
Zorgbalans: innovatie in een zorginstelling

De communicatie-infrastructuur van Zorgbalans, een zorginstelling in Haarlem met ruim 2.800 medewerkers,  was verouderd en voldeed niet meer aan de hedendaagse eisen. Bovendien was door diverse fusies de situatie ontstaan dat Zorgbalans verschillende telefonieplatformen en verschillende mobiele oplossingen voor bereikbaarheid en (zorg)alarmering gebruikte. Mede als gevolg hiervan was de bereikbaarheid onder de maat, waren de kosten hoog en waren de risico’s met betrekking tot de veiligheid en de continuïteit van de zorgverlening toegenomen.

De aanpak van Cumula

Cumula kreeg de opdracht om advies uit te brengen over verbetering van de bereikbaarheid, over de reductie van de risico’s en over nieuwe mogelijkheden om het zorgproces en de informatievoorziening te ondersteunen.

Cumula stelde een plan op voor één geïntegreerde communicatie-infrastructuur voor vaste en draadloze telefonie, mobiele datacommunicatie en zorgalarmering. Uit de business case bleek dat de doelstellingen haalbaar waren en dat ook circa € 135.000 per jaar kon worden bespaard. Na consultatie van de operationele afdelingen, stelde Cumula een programma van wensen en eisen op en voerde een marktverkenning uit waarbij de meest passende leveranciers voor de opdracht zijn geselecteerd.

Na een aanbestedingstraject werd het contract gegund aan de leverancier met de beste aanbieding. De project manager van Cumula stuurde de leverancier aan, stelde een Plan van Aanpak op, voerde diverse inventarisaties op de locaties uit en stelde een functioneel ontwerp op. Met de locaties werd afgestemd hoe de precieze invulling van de systemen er gaat uit zou gaan zien om zoveel mogelijk winst te behalen op het gebied van efficiëntie en bereikbaarheid. De project manager van Cumula informeerde de organisatie van Zorgbalans voortdurend, stuurde en controleerde de leverancier, organiseerde het testen en de gebruikerstrainingen en regelde het beheer in met de betreffende afdeling. Parallel aan het implementeren van de nieuwe infrastructuur onderzocht Cumula of het rendement van het Wi-Fi netwerk kon worden vergroot door nieuwe draadloze toepassingen te introduceren, zoals videocommunicatie en mobiele toegang tot applicaties.

Het resultaat

Het resultaat van dit traject was ten eerste een flinke jaarlijkse kostenbesparing en ten tweede een nieuwe, geïntegreerde en betrouwbare communicatie-infrastructuur voor telefonie, alarmering, domotica toepassingen, dataverbindingen en internetdiensten voor de bewoners op de zorglocaties.  De gedistribueerde infrastructuur zorgt ervoor dat alle zorg locaties als één geheel functioneren, maar bij netwerkstoringen wel zelfstandig kunnen functioneren. Om aan de NEN2575 normering te kunnen voldoen is aanvullend een piepersysteem geïmplementeerd dat voor de primaire alarmering van de brandmeldcentrales wordt gebruikt. Het nieuwe draadloze netwerk biedt bovendien veel mogelijkheden voor de introductie van nieuwe toepassingen in de toekomst, zoals video bewaking, video consulting en mobiele ontsluiting van het verpleegkundig dossier.

ZorgbalansStichting Zorgbalans is een grote zorgaanbieder in de regio Kennemerland en Zuid-Holland Noord. Zorgbalans richt zich met name op verzorging, behandeling en verpleging van ouderen thuis en in woonzorgcentra en verpleeghuizen. Er werken 2.800 medewerkers en ruim 1.000 vrijwilligers op 40 locaties.